Organisasjonsformer
For å få til en grafisk fremstilling av ansvar og myndighet og rapporteringsveien mellom medarbeiderne i en bedrift, kan man lage et organisasjonskart.
Et organisasjonskart kan være nødvendig dersom bedriften har to eller flere medarbeidere og et behov for å definere ansvarsforholdet og/eller myndighetsforholdet i bedriften. Kartet kan også beskrive hvilke plikter hver enkelt person har. For eksempel: Hvem skal gjøre hva? Når skal de gjøres? Og hvordan skal det gjøres? Et kart vil også vise hvor mange nivåer eller sjikt organisasjon har, og hvor mange kommandolinjer det er fra bunnen til toppen i bedriften.
Her er et eksempel på et organisasjonskart:
Høy organisasjon
En høy organisasjons vil si en organisasjon der det er langt fra toppen til bunnen i bedriften. Toppen er som regel administrerende direktør/daglig leder og bunnen er ofte operatørene som utfører arbeidet. En høy organisasjon har ofte lang avstand mellom toppledelsen og de som utfører arbeidet, men det er ofte også få kommandolinjer.
Eksempel på høy organisasjon:
Flat organisasjon
Er det kort vei fra toppen til bunnen kalles bedriften en flat organisasjon. En slik organisasjon har ofte flere kommandolinjer enn en høy organisasjon, men få nivå fra topp til bunn.
Eksempel på flat organisasjon:
Organisasjonstyper
I de aller fleste bedrifter er det daglig leder som juridisk sett er forretningsføreren i bedriften. Noen kaller daglig leder for administrerende direktør, mens andre igjen bruker ordet disponent.
Man kan organisere en bedrift på mange ulike måter. Noen eksempler er ren linjeorganisasjon, linje-/stabsorganisasjon, funksjonell organisasjon og prosjektorganisasjon. Vi skal nå ta for oss disse typene.
Linjeorganisasjon
I en ren linjeorganisasjon har hver medarbeider i bedriften kun en direkte overordnede å få ordre fra og rapportere til . Alle spørsmål og svar skal altså gå opp og ned i organisasjonen via linjelederen på de ulike nivåene. Ønsker man formell kontakt med med medarbeidere i andre deler av organisasjonen skal man kontakte sin nærmeste leder. Linjelederen skal også alltid gi ordre via nærmeste underordnede leder, aldri hoppe over et nivå.
Avdelingslederne i en linjeorganisasjon har i praksis ofte uformelle ledermøter der saker av felles interesse tas opp. Fører dette til drøfting av bedriften sin aktivitet, skal en av partene informere andre parter og den overordnede linjen.
Eksempel på en linjeorganisasjon:
Linje-/stabsorganisasjon
I en linje-/stabsorganisasjon har hver medarbeider kun en direkte overordnede å få ordre fra og rapportere til. I renholdsbedrifter er det vanlig at avdelingslederen som er linjeleder og dermed har det fulle ansvaret for sin del av virksomheten.
Stabsmedarbeidere i en linje-/stabsorganisasjon er gjerne spesialister som hjelper linjelederne å utføre spesielle oppgaver. Linjelederen er uansett den som bestemmer om han/hun skal følge rådene som stabsmedarbeideren gir.
Avdelingslederen står ofte direkte under direktøren, i små bedrifter. Store bedrifter er derimot ofte organisert på en slik måte at avdelingslederen rapporterer direkte til en fagsjef (eks: vedlikeholdssjef, teknisk sjef).
Eksempler på stabsavdelinger en bedrift kan ha er personalavdeling, lønnsavdeling, planavdeling, innkjøpsavdeling og lageravdeling.
Formelt sett skal man kontakte linjelederen dersom man ønsker å kontakte medarbeidere i staben eller medarbeidere i et høyere nivå i kommandolinjen, man skal altså følge den formelle linjen i organisasjonen. Men linjelederne kan likevel gi oppgaver til en stabsmedarbeider. Dette kalles å delegere myndighet. Medarbeidere kan derfor ofte kontakte ulike nivåer i organisasjonen direkte. Har man et spørsmål om lønn kan man for eksempel gå rett til økonomiavdelingen.
Eksempel på en linje-/stabsorganisasjon
Funksjonell organisasjon
En medarbeider kan ha flere forskjellige direkte overordnede, i en funksjonell organisasjon. Hver overordnede har ansvar for sin del av bedriften. Etter som hva det gjelder, kontakter man den personen som har ansvaret for det område. En teknisk sjef kan for eksempel ha ansvaret for oppmåling, planer og lønnsgrunnlag. En driftsleder kan ha ansvar for personalforhold, samarbeid og driftsresultat, og en økonomileder kan ha ansvar for utbetaling av lønn og økonomiske spørsmål.
Ønsker man derimot kontakt med nivået over de nærmeste funksjonslederne må man kontakte en av fuksjonslederne.
Det er spesielt viktig at lederen har et godt samarbeid og god kommunikasjon med hverandre i en funksjonell organisasjon.
Prosjektorganisasjon
De aller fleste renholdsbedrifter opererer med en linje-/stabsorganisasjon. Det som er negativt med både linjeorganisasjon og linje-/stabsorganisasjon er at bedriften lett kan bli litt vel byråkratisk og stivbeint. Det å løse nye og uventede oppgaver som krever medvirkning fra medarbeidere i forskjellige deler av bedriften er vanskelig med slike organisasjoner. En prosjektorganisasjon gjør det derimot enklere. I en slik bedrift danner medarbeiderne fra forskjellige avdelinger prosjektgrupper.
Prosjektgruppen skal ha et klart mål, arbeide innenfor et begrenset tidsrom, være sammensatt av fagpersoner fra forskjellige deler av bedriften og bli oppløst når oppdraget er fullført.
Større bedrifter kan ha flere prosjekter pågående på samme tid.
Det er linjelederen som bestemmer hvem som skal være med i prosjektet. Prosjektlederen får ansvaret for at prosjektet blir gjennomført som planlagt. Det er også prosjektlederen som bestemmer hvem som skal gjøre hva, og når de skal gjøre det og det er prosjektlederen som som er den nærmeste overordnet for alle oppgaver i prosjektet. Prosjektmedarbeiderne må likevel ha fullmakt til å ta besluttninger. Linjelederne må motta rapporter om resultatet av prosjektet. Dette mottas fra prosjektlederen.
Eksempel på ansvarsforholdet i prosjektgrupper:
Les også:
Kilde: Kjell Bård Danielsen, Else Liv Hagesæther, Sonja Rosingholm & Geir Smoland (2002), Renhold – Bedriftskunnskap og arbeidsmiljø, Oslo: Yrkeslitteratur as