Category Archives: Tilbud, anbud og kontrakter

Kontorlandskap med planter

Kontrakter

Posted on by

 

En kontrakt er en bindende, skriftlig avtale mellom to parter angående kjøp av varer eller tjenester. Innen renhold kan en kontrakt for eksempel omfatte renholdstjenester for en fastsatt periode eller kjøp av maskiner, utstyr og midler.

Ofte har man et kontraktsmøte eller et drøftingsmøte før en kontrakt blir underskrevet. De forholdene som avklares på dette møtet, skal tas med i kontrakten.

Det å underskrive en kontrakt er ofte avslutningen på en prosedyre med innhenting av tilbud og anbud. 

En kontrakt kan utarbeides av oppdragsgiver eller leverandør.

 

Hva bør en kontrakt inneholde?
Et kontraktsdokument normalt bør inneholde et kontraktsformular som beskriver de formelle delene av kontrakten og et vedlegg som beskriver omfanget av kontrakten. Innledningsvis i kontrakten bør det påpekes i hvilken rekkefølge de ulike delene av kontraktdokumentet skal gjelde for dersom det skulle bli noen uenigheter rundt dette.

Her er en oversikt over hva et kontraktsformular normalt bør inneholde:

  • Partene i kontrakten. Oppdragsgiver og oppdragstaker skal være oppført med riktig navn, kontaktinfo og eventuelt orgnummer.
  • Hva kontrakten gjelder. Gjelder kontrakten kjøp av tjenester? Levering av varer? Dette må spesifiseres.
  • Tidspunkt for avtalens start og slutt.
  • Avtalte priser eller en henvisning til anbuds-/tilbudsskjema. I et anbuds-/tilbudsskjema oppgir leverandøren enhetspriser til brukeren dersom det skulle skje en justering av oppdragsomfanget, timepriser og enhetspriser for ekstraarbeid og ubekvem arbeidstid.
  • Hva som er inkludert i prisene. Dette kan være alle kostnader ved levering av varer og tjenester, frakt og forsikring.
  • Når faktura blir sendt og betalingsfrist.
  • Avtale om prisregulering. Når skal prisene reguleres? Hvordan skal de beregnes? Oppdragsgiver kan kreve at prisene skal holdes der de er, så lenge kontrakten varer.
  • Spesielle krav til personale eller produkter.
  • Oppsigelse: Ved utløp av avtalen, forlengelse av avtalen ved utløp og oppsigelse ved mislighold av avtalen.
  • Garantibeløp for at kontrakten overholdes. Denne garantien kan være en bankgaranti eller penger satt inn på en sperret konto som oppdragsgiver vil ha rett til å få utbetalt som kompensasjon dersom leverandøren ikke oppfyller avtalen.
  • Ansvarsforsikring for skader som kan oppstå og for tap av nøkler. Man bør også legge ved dokumentasjon for forsikringer som dekker eventuelle skader på personer eller gods som renholderne kan forårsake.
  • Hva man skal gjøre ved force majeur, streik og utestenging. Hvordan skal konfliktene løses? Hva skjer med avtalen dersom streik eller utestenging?
  • Hvordan skal en konflikt løses ved uenighet mellom partene?

En kontrakt skal dateres og undertegnes av ansvarlige personer hos begge parter.
Begge parter må signere kontrakt formularet for at avtalen skal være juridisk bindende. Vanligvis er det leverandøren som signerer først.

 

Vedlegg til kontraktformular
Her er noen eksempler på vedlegg til et kontraktformular:

  • Tilbudsmaterialet, altså grunnlaget for prisberegningen som beskriver produktet eller tjenesten.
  • Notater fra kontraktsmøter.
  • Vedlegg som er angitt i kontraktformular. Dette kan for eksempel være garantibevis, dokumentasjon for godkjenning fra arbeidstilsynet eller kopi av forsikringsdokumenter.

Det er kontraktformular og vedleggene som samlet utgjør det fullstendige kontraktdokumentet.
Et kontraktdokument bør være satt inn i en mappe eller være bundet på en slik måte at det er vanskelig for noen å bytte ut deler av dokumentet.

 

Les også: 

 

Kilde: Kjell Bård Danielsen, Else Liv Hagesæther, Sonja Rosingholm & Geir Smoland (2002), Renhold – Bedriftskunnskap og arbeidsmiljø, Oslo: Yrkeslitteratur as

Støvsuger og vask

Anbud og tilbud på renholdsmateriell

Posted on by

 

Hva er grunnlaget for innkjøp av renholdsmateriell? Hvordan skal man be om tilbud og anbud? Hva er grunnlaget for tilbud og anbud på renholdsmateriell? Hvilke leverandører bør man velge? Og hva er reklamasjon?

 

Hva er grunnlaget for innkjøp?
Profesjonelt renholdsmateriell er nødvendig for å kunne utføre et profesjonelt renhold. De rette maskinene, utstyret og midlene er viktig for å utføre et arbeidsbesparende renhold i samsvar med avtalt kvalitet. Et optimalt resultat krever godt materiale, og helst vil man også ha en god pris på utstyret. Det er mange leverandører som selger renholdsutstyr, og det er forskjell på både kvalitet og service hos leverandørene.

Før man går til innkjøp av renholdsmateriell er det viktig å hvilke hvilket utstyr, materiale og maskiner man har behov for i arbeidet. Det er også viktig å ha kjennskap til de ulike leverandørene. Hvilke produkter selger de? Hvor god service kan man regne med?

 

Tilbud og anbud
Når man skal gå til innkjøp av utstyr bør man først innhente tilbud eller anbud fra de ulike leverandørene. Skal man kjøpe maskiner er det viktig at man får prøvd ut den før man kjøper.

Når man ber om tilbud på utstyr fra en leverandør, bør tilbudet man får inneholde pris, leveringstid, leveringsforhold, garantier, en serviceavtale og betalingsvilkår. Leverandørene bør også tilby opplæring av utstyret.

 

Hva er grunnlaget for tilbud og anbud på renholdsmateriell?
Det kan være lønnsomt å utarbeide en liste over hvilke produkter man trenger, før man kjøper inn. Skriv ned produktene og beskriv hva de skal brukes til. Deretter kan man sende en forespørsel til flere leverandører der man ber om et tilbud eller et anbud. I denne forespørselen bør man nevne betalingsvilkår, garantibestemmelser og et ønske om å prøve ut maskinen og utstyret.

Når man vurderer tilbudene må man i tillegg til pris, ta hensyn til andre forhold ved leveransen.

 

Hvilken leverandør bør man velge?
Det er bedre å velge en lokal leverandør med god service og et delelager i nærheten enn å velge en leverandør som holder til langt unna.

 

Reklamasjon
Dersom maskinen eller utstyret ikke er slik man normalt kan forvente eller ikke samsvarer med beskrivelsen man ga, kan man reklamere på varen. Reklamasjonen bør skje skriftlig. Leverandøren er da pliktig til å bytte ut utstyret med noe som passer oss bedre.

 

Les også: 

 

Kilde: Kjell Bård Danielsen, Else Liv Hagesæther, Sonja Rosingholm & Geir Smoland (2002), Renhold – Bedriftskunnskap og arbeidsmiljø, Oslo: Yrkeslitteratur as

Trappeoppgang

Tilbud og anbud innen renhold

Posted on by

 

Ved å innhente tilbud eller anbud, sikrer man seg å betale riktig markedspris på varer og tjenester.

Tilbud kan innhentes slik man selv ønsker. Man spør rett og slett flere leverandører, og velger deretter det tilbudet vi synes er best. Skal man innhente anbud må man derimot som oftest følge fastsatte regler.

Den offentlige sektoren har egne regler for innhenting av tilbud og anbud.

 

Terskelverdier
Anskaffelser underlagt forskrift om offentlige anskaffelser, altså klassisk sektor, har terskelverdier som bestemmer hvilke deler av regelverket som må følges. Dersom kontrakten har en verdi på mellom 100 000 og 1,1 millioner kroner ekskludert moms er det ingen spesielle prosedyrer som må følges. Har kontrakten en verdi på mellom 1,1 millioner og 6,3 millioner er det ulike deler av regelverket som må følges, ettersom hvilken kategori man faller under. Du kan lese mer om dette her og her. Har en kontrakt en verdi på over 6,3 millioner kroner overstiger man EØS sin terskelverdi og EØS reglene må derfor følges.

 

Ulike typer anbudsrunder
Det finnes flere ulike forskjellige anbudsrunder man kan velge mellom. Her er noen eksempler:

  • Åpen anbudsrunde: Alle som vil kan delta
  • Begrenset anbudskonkurranse: Oppdragsgiveren velger ut hvem som får bli med på anbudsrunden.
  • Kjøp etter forhandling: Kun ved helt spesielle forhold. Her må man lese seg opp og følge forskriftene.

 

Tilbud innen renhold

Når bedrifter ønsker å leie inn noen til å gjøre renholdet for seg, er det mange ulike måter de kan gjøre dette på. Vi skal her ta for oss noen eksempler.

Enkelt tilbud
Et enkelt tilbud går ut på at oppdragsgiveren kontakter ett eller flere renholdsbyrå og ber de om å få et tilbud. Renholdsbyråene kommer da gjerne på en befaring for å vurdere omfanget av oppdraget. Etterpå sender renholdsbyrået ut et pristilbud, basert på befaringer og tidligere erfaringer med lignende renhold. Tilbudet bør være skriftlig.

Oppdragsgiverne kan ofte bli sjokkert over prisforskjellene til de ulike renholdsbyråene. De ulike prisforskjellene kommer blant annet av at renhold ikke er et entydig begrep. Ulike byråer har nemlig ulike kvalitetsmål og metoder. Ofte vil oppdragsgiveren gå for den laveste prisen, men det betyr ikke at valget totalt sett ville vært gunstigere.

Spør oss om et enkelt tilbud!

 

Tilbudskonkurranse
En tilbudskonkurranse går ut på at oppdragsgiveren setter opp et tilbudsmateriale med kvalitetsmål og omfanget av renholdet. Prisene vil da bli mer like da renholdsbyråene beregner priser ut i fra samme grunnlag. Dersom oppdragsgiver velger det rimeligste tilbudet vil det være mer sannsynlig at det er det beste totaltilbudet enn ved enkelt tilbud.

 

Anbudskonkurranse innen renhold

Man kan som byggherrer, gårdeiere, offentlige og private bedrifter velge å innhente anbud på renhold. Oppdragsgiveren bør da utarbeide et anbudsmateriale som inneholder oversikt over lokalene og beskrivelse av renholdsomfanget og kvalitetsmål NS INSTA 800(NS-INSTA 800 rengjøringskvalitet ). Hvor ofte renholdet skal utføres og beskrivelse av avtaleforholdet bør også være med i anbudsmaterialet.

Man trenger ikke å stille noen kvalifikasjonskrav, men dersom anskaffelsen overstiger 500 000 kroner ekskludert mva. må oppdragsgiveren kreve fremleggelse av skatteattest.

 

Prekvalifisere
Dersom man har et stort eller komplisert oppdrag kan oppdragsgiveren prekvalifisere leverandører. Dette betyr at man inviterer renholdsbedrifter som man vet holder et høyt nivå under anbudskonkurransen. Ved å gjøre dette kan man bidra til et passende antall deltakere og større fokus på kvalitet. For oppdragsgiverne blir det da færre tilbud som ikke har ønsket erfaring og faglig kompetanse å gjennom.

 

Anbudsmøte/befaring
Etter at oppdragsgiveren har valgt ut anbydere, inviteres de til et anbudsmøte eller en anbudsbefaring. Under dette møtet presenterer oppdragsgiveren oppdraget og gjennomgår anbudsmaterialet. Under befaringen får tilbyderne se på eksempler av lokalene som inngår i anbudsprosessen. Det er anbudsmaterialet, anbudsmøtet og anbudsbefaringen som gir grunnlaget for riktig prisberegning.

 

Anbud
Prisen på anbudet med et grunnlag  av omfang og kvalitetsmål blir bestemt ut i fra hvor gode renholdsbedriftene er til å bruke metoder og utstyr som er tids- og pengebesparende. Prisen på anbudet blir også bestemt ut i fra drift- og administrasjonskostnader og overskuddet som firmaet beregner å sitte igjen med.

Anbud som leveres etter fristen blir som regel ikke vurdert. Det er oppdragsgiveren selv som bestemmer om de skal åpne anbudene etter hvert som de kommer inn, eller om de skal åpnes samtidig ved en felles anbudsåpning. Anbyderne har ikke krav på å vite hva de andre firmaene gav i anbud.

 

Drøftingsmøte
Dersom oppdragsgiveren ønsker det kan de innkalle til drøftingsmøte. Etter møtet velger oppdragsgiveren renholdsfirma. Det er som regel prisen som avgjør hvem som vinner en vanlig anbudsrunde.

 

Anbudsregler i offentlig sektor
Ved offentlige anbudsrunder blir som regel alle anbud åpnet samtidig. Anbudsnumrene og anbudssummene blir lest opp og ført inn i en anbudsprotokoll. Dersom oppdragsgiveren vil innkalle til et drøftingsmøte, kan ikke anbudsgrunnlaget og anbudssummen forandres under dette møtet. Oppdragsgiveren står fritt til å velge hvilket tilbud som er det beste tilbudet totalt sett. Dersom tilbudet som velges ikke er det laveste, må de dokumentere på en saklig måte hvorfor det laveste tilbudet ble forkastet.

Det blir enklere for alle parter å avtale omfanget av oppdraget og pris og i tillegg vite at avtalt kvalitet blir levert til avtalt pris dersom renholdet beskrives med entydige kvalitetsmål i samsvar med NS INSTA 800. Det at renholdsfirmaet har et godt system for kvalitetssikring og at renholderne som utfører arbeidet kan faget sitt, gjør også saken enklere.

Oppdragsgiveren kan ansette en renholdsrådgiver for å få hjelp til å utarbeide grunnlaget for anbudet. En renholdsrådgiver kan også bistå ved prekvalifisering, delta på møter angående anbudet, være med å vurdere anbud og utarbeide en anbefaling. I tillegg kan renholdsrådgiveren foreslå valg av renholdsfirma og utarbeide et utkast til renholdskontrakt.

Det er politisk uenighet når det gjelder det å bruke private renholdsbedrifter til å utføre renholdet i offentlige bygg som skoler, sykehus og lignende.

 

Renholdsrevisjon

En regelmessig revisjon av renholdet kan være med på å sikre optimalt resultat av renholdet og et riktig kostnadsnivå. Renholdet er i utvikling og det kommer stadig nye hjelpemidler og metoder innen renholdet. Andre ting som gjør det aktuelt å ta en revisjon av renholdet er endret bruk av lokalene, endring av kvalitetsvurderingen og oppussing i bygget.

Noe av det man kan gå i gjennom på en renholdsrevisjon er renholdskvaliteten, frekvensen av renholdet, renholdsmetodene, renholdskostandene, arbeidsbelastningen, ergonomi, renholdssystemet og forebyggende tiltak.

En revisjonsrapport skal beskrive status og komme med tiltak. Den skal også sette opp en fremtidsplan.

 

Les også: 

 

 

Kilder:

pris på renhold

Avtale pris på renhold

Posted on by

 

Det er mange måter å avtale pris på renhold på. Man kan avtale pris etter befaring, etter hvor mange kvadratmeter som skal vaskes, timespris eller avtale pris på fast renhold etter en prøvevask der vi tar timespris. Vi skal nå gå litt nærmere inn på de forskjellige måtene du kan få din pris på, slik at du kan finne ut hva som er best for deg.

 

Pris etter befaring
Skal du ha flyttevask er det på denne måten du får det mest riktige prisoverslaget . Vi kommer rett og slett på befaring slik at vi selv kan se hvor skittent det er, hvor mange skap det er, hvor mange detaljer det er osv. Dermed kan vi enklere tenke oss til hvor lang tid vi kommer til å bruke på oppdraget.

 

Pris etter antall kvadratmeter
Når du ringer oss, kan vi gi deg et prisoverslag etter hvor mange kvadratmeter huset eller leiligheten som skal vaskes har. Denne prisen trenger ikke å bli 100% riktig da vi selv ikke har sett hvordan huset ser ut.

 

Timespris
Man kan også velge vask etter timespris. Vi blir da enige om en timespris og eventuelt hvor mange timer vi skal vaske. Vi tar alltid timespris på hvitevarer under en flyttevask.

 

Fastpris
Ved faste oppdrag tar vi vanligvis en fastpris for hver vask. Faste oppdrag kan for eksempel være husvask annenhver uke, kontorvask hver uke eller vindusvask annenhver måned. Da er det du som bestemmer hvor ofte det skal vaskes og hvor grundig jobben skal gjøres. Vi tar ofte timespris den første vasken, før vi blir enige med deg om en pris som skal være fast ved hver vask. Dette er fordi vi etter å ha vasket en gang, vet hvor mange timer og ressurser som kommer til å brukes ved hver vask.