Ved å innhente tilbud eller anbud, sikrer man seg å betale riktig markedspris på varer og tjenester.
Tilbud kan innhentes slik man selv ønsker. Man spør rett og slett flere leverandører, og velger deretter det tilbudet vi synes er best. Skal man innhente anbud må man derimot som oftest følge fastsatte regler.
Den offentlige sektoren har egne regler for innhenting av tilbud og anbud.
Terskelverdier
Anskaffelser underlagt forskrift om offentlige anskaffelser, altså klassisk sektor, har terskelverdier som bestemmer hvilke deler av regelverket som må følges. Dersom kontrakten har en verdi på mellom 100 000 og 1,1 millioner kroner ekskludert moms er det ingen spesielle prosedyrer som må følges. Har kontrakten en verdi på mellom 1,1 millioner og 6,3 millioner er det ulike deler av regelverket som må følges, ettersom hvilken kategori man faller under. Du kan lese mer om dette her og her. Har en kontrakt en verdi på over 6,3 millioner kroner overstiger man EØS sin terskelverdi og EØS reglene må derfor følges.
Ulike typer anbudsrunder
Det finnes flere ulike forskjellige anbudsrunder man kan velge mellom. Her er noen eksempler:
- Åpen anbudsrunde: Alle som vil kan delta
- Begrenset anbudskonkurranse: Oppdragsgiveren velger ut hvem som får bli med på anbudsrunden.
- Kjøp etter forhandling: Kun ved helt spesielle forhold. Her må man lese seg opp og følge forskriftene.
Tilbud innen renhold
Når bedrifter ønsker å leie inn noen til å gjøre renholdet for seg, er det mange ulike måter de kan gjøre dette på. Vi skal her ta for oss noen eksempler.
Enkelt tilbud
Et enkelt tilbud går ut på at oppdragsgiveren kontakter ett eller flere renholdsbyrå og ber de om å få et tilbud. Renholdsbyråene kommer da gjerne på en befaring for å vurdere omfanget av oppdraget. Etterpå sender renholdsbyrået ut et pristilbud, basert på befaringer og tidligere erfaringer med lignende renhold. Tilbudet bør være skriftlig.
Oppdragsgiverne kan ofte bli sjokkert over prisforskjellene til de ulike renholdsbyråene. De ulike prisforskjellene kommer blant annet av at renhold ikke er et entydig begrep. Ulike byråer har nemlig ulike kvalitetsmål og metoder. Ofte vil oppdragsgiveren gå for den laveste prisen, men det betyr ikke at valget totalt sett ville vært gunstigere.
Tilbudskonkurranse
En tilbudskonkurranse går ut på at oppdragsgiveren setter opp et tilbudsmateriale med kvalitetsmål og omfanget av renholdet. Prisene vil da bli mer like da renholdsbyråene beregner priser ut i fra samme grunnlag. Dersom oppdragsgiver velger det rimeligste tilbudet vil det være mer sannsynlig at det er det beste totaltilbudet enn ved enkelt tilbud.
Anbudskonkurranse innen renhold
Man kan som byggherrer, gårdeiere, offentlige og private bedrifter velge å innhente anbud på renhold. Oppdragsgiveren bør da utarbeide et anbudsmateriale som inneholder oversikt over lokalene og beskrivelse av renholdsomfanget og kvalitetsmål NS INSTA 800(NS-INSTA 800 rengjøringskvalitet ). Hvor ofte renholdet skal utføres og beskrivelse av avtaleforholdet bør også være med i anbudsmaterialet.
Man trenger ikke å stille noen kvalifikasjonskrav, men dersom anskaffelsen overstiger 500 000 kroner ekskludert mva. må oppdragsgiveren kreve fremleggelse av skatteattest.
Prekvalifisere
Dersom man har et stort eller komplisert oppdrag kan oppdragsgiveren prekvalifisere leverandører. Dette betyr at man inviterer renholdsbedrifter som man vet holder et høyt nivå under anbudskonkurransen. Ved å gjøre dette kan man bidra til et passende antall deltakere og større fokus på kvalitet. For oppdragsgiverne blir det da færre tilbud som ikke har ønsket erfaring og faglig kompetanse å gjennom.
Anbudsmøte/befaring
Etter at oppdragsgiveren har valgt ut anbydere, inviteres de til et anbudsmøte eller en anbudsbefaring. Under dette møtet presenterer oppdragsgiveren oppdraget og gjennomgår anbudsmaterialet. Under befaringen får tilbyderne se på eksempler av lokalene som inngår i anbudsprosessen. Det er anbudsmaterialet, anbudsmøtet og anbudsbefaringen som gir grunnlaget for riktig prisberegning.
Anbud
Prisen på anbudet med et grunnlag av omfang og kvalitetsmål blir bestemt ut i fra hvor gode renholdsbedriftene er til å bruke metoder og utstyr som er tids- og pengebesparende. Prisen på anbudet blir også bestemt ut i fra drift- og administrasjonskostnader og overskuddet som firmaet beregner å sitte igjen med.
Anbud som leveres etter fristen blir som regel ikke vurdert. Det er oppdragsgiveren selv som bestemmer om de skal åpne anbudene etter hvert som de kommer inn, eller om de skal åpnes samtidig ved en felles anbudsåpning. Anbyderne har ikke krav på å vite hva de andre firmaene gav i anbud.
Drøftingsmøte
Dersom oppdragsgiveren ønsker det kan de innkalle til drøftingsmøte. Etter møtet velger oppdragsgiveren renholdsfirma. Det er som regel prisen som avgjør hvem som vinner en vanlig anbudsrunde.
Anbudsregler i offentlig sektor
Ved offentlige anbudsrunder blir som regel alle anbud åpnet samtidig. Anbudsnumrene og anbudssummene blir lest opp og ført inn i en anbudsprotokoll. Dersom oppdragsgiveren vil innkalle til et drøftingsmøte, kan ikke anbudsgrunnlaget og anbudssummen forandres under dette møtet. Oppdragsgiveren står fritt til å velge hvilket tilbud som er det beste tilbudet totalt sett. Dersom tilbudet som velges ikke er det laveste, må de dokumentere på en saklig måte hvorfor det laveste tilbudet ble forkastet.
Det blir enklere for alle parter å avtale omfanget av oppdraget og pris og i tillegg vite at avtalt kvalitet blir levert til avtalt pris dersom renholdet beskrives med entydige kvalitetsmål i samsvar med NS INSTA 800. Det at renholdsfirmaet har et godt system for kvalitetssikring og at renholderne som utfører arbeidet kan faget sitt, gjør også saken enklere.
Oppdragsgiveren kan ansette en renholdsrådgiver for å få hjelp til å utarbeide grunnlaget for anbudet. En renholdsrådgiver kan også bistå ved prekvalifisering, delta på møter angående anbudet, være med å vurdere anbud og utarbeide en anbefaling. I tillegg kan renholdsrådgiveren foreslå valg av renholdsfirma og utarbeide et utkast til renholdskontrakt.
Det er politisk uenighet når det gjelder det å bruke private renholdsbedrifter til å utføre renholdet i offentlige bygg som skoler, sykehus og lignende.
Renholdsrevisjon
En regelmessig revisjon av renholdet kan være med på å sikre optimalt resultat av renholdet og et riktig kostnadsnivå. Renholdet er i utvikling og det kommer stadig nye hjelpemidler og metoder innen renholdet. Andre ting som gjør det aktuelt å ta en revisjon av renholdet er endret bruk av lokalene, endring av kvalitetsvurderingen og oppussing i bygget.
Noe av det man kan gå i gjennom på en renholdsrevisjon er renholdskvaliteten, frekvensen av renholdet, renholdsmetodene, renholdskostandene, arbeidsbelastningen, ergonomi, renholdssystemet og forebyggende tiltak.
En revisjonsrapport skal beskrive status og komme med tiltak. Den skal også sette opp en fremtidsplan.
Les også:
- Lønnsetting, arbeidstid, virksomhetsoverdragelse og konkurranseutsette
- Vi tilbyr rimelige løsninger for kontorvask i Trondheim og omegn
- Renhold og kvalitet
Kilder:
- https://www.anskaffelser.no/gjore-anskaffelser/anskaffelsesfaglige-temaer/terskelverdier
- https://www.anskaffelser.no/gjore-anskaffelser/anskaffelsesfaglige-temaer/kvalifikasjonskrav
- https://renholdsportalen.no/hvordan-kj%C3%B8pe-renhold/innhente-og-vurdere-tilbud
- https://renholdsportalen.no/hvordan-kj%C3%B8pe-renhold/innhente-og-vurdere-tilbud
- https://www.regjeringen.no/no/tema/naringsliv/konkurransepolitikk/offentlige-anskaffelser-/andre-kolonne/terskelverdier/id2522847/
- Kjell Bård Danielsen, Else Liv Hagesæther, Sonja Rosingholm & Geir Smoland (2002), Renhold – Bedriftskunnskap og arbeidsmiljø, Oslo: Yrkeslitteratur as
